Проблема
Два дистрибьютора известного зарубежного производителя техники провели реорганизацию в форме слияния компаний. Основные цели юридического процесса — масштабирование бизнеса, укрепление конкурентных позиций и устойчивости на рынке.
В процессе объединения компаний возникли сложности из-за различий в кадровом и зарплатном учете:
- несоответствие форматов и стандартов кадровых документов: отличия в структуре трудовых договоров;
- разный подход в расчете зарплаты;
- дублирование или отсутствие информации из-за разности оформления и ведения личных карточек персонала, журналов регистрации приема и увольнения, расчетных ведомостей;
- использование разных версий и конфигураций программ 1С.
В результате после начала работы отделы кадров и бухгалтерии новой компании столкнулись с рядом проблем. В частности, некоторым сотрудникам были неверно начислены премии и компенсации. Технические ошибки в цифровой системе учета привели к частичной потере трудового стажа некоторых работников.
В коллективе появилось недоверие к руководству, что существенно сказалось на мотивации и производительности сотрудников, финансовых показателях бизнеса. Для устранения описанных проблем руководитель компании обратился в «Нортес консалт».
Решение
Над решением задачи клиента работали специалисты по кадровому делопроизводству и бухгалтеры в связке с программистами. Мы провели несколько консультаций по кадровому делопроизводству, запросили пакет документов для аудита и выявления проблем.
Эксперты «Нортес консалт» провели масштабную работу:
- Аудит кадрового и бухгалтерского учетов. Выявили перечень основных расхождений и особенностей подходов к учету в двух компаниях.
- Оценка IT-инфраструктуры. Определили технические барьеры в расчете заработной платы, документообороте и отчетности.
- Унификация кадровой документации. Разработали единые шаблоны трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним, локально нормативные акты в соответствии с трудовым законодательством РФ и с учетом особенностей бизнес-процессов обеих организаций. Разработали поэтапный план перехода на новые формы кадровых документов.
- Актуализация кадровой структуры. Выявили идентичные по функционалу должности и структурные подразделения. Составили новое штатное расписание, разработали должностные инструкции.
- Изменение системы оплаты труда. Для руководителей отделов и администраторов установлена фиксированная заработная плата, а для сотрудников отдела продаж, маркетинга и закупок — гибкая система вознаграждения.
- Настройка конфигураций и интеграция данных в 1С. Определили объем и структуру текущих баз двух компаний, единые требования к архитектуре платформы. Объединили справочники контрагентов, номенклатуру, подразделения и другие элементы. Перенесли документы и данные из старых баз 1С в новую.
- Разработка бизнес процессов по оформлению кадровой документации. Оптимизировали работу отдела кадров.
- Внедрение электронного документооборота (ЭДО). Автоматизировали процесс документирования, передачи и хранения документации.
После завершения работ и перехода компании на новую учетную политику специалисты «Нортес консалт» провели тренинг. Обучили сотрудников клиента стандартам документооборота, правилам ведения отчетности и порядку работы с обновленной программой 1С.
Результат
Через два месяца после оказания услуг мы запросили у клиента обратную связь для оценки результатов. Ключевые достижения — сокращение временных затрат на ведение кадрового и зарплатного учета, формирования отчетности, высокая удовлетворенность сотрудников.
Преимущества услуги от «Нортес консалт» в деталях:
- Единая система бухгалтерского и кадрового учета. Исключает двойную работу и уменьшает нагрузку на персонал, снижает риск ошибок, позволяет получить точную отчетность о показателях организации.
- Переход на ЭДО. Повысилась оперативность обработки документов, поскольку сократилось количество ручных операций. Документооборот происходит за считаные секунды.
- Оптимизация рабочих процессов с системой вознаграждения. Заметно выросла мотивация сотрудников и производительность труда.
Мы сделали заказчику выгодное коммерческое предложение. В результате клиент передал кадровое делопроизводство организации в «Нортес консалт» на аутсорсинг. Теперь компания ежемесячно экономит до 10 % средств зарплатного фонда, поскольку ей не нужно содержать штат кадровиков, платить за них взносы и налоги.
Вывод
Интеграция компаний всегда требует подготовки и правильной организации. Иначе в процессах кадрового и бухгалтерского учетов могут появиться сложности или ошибки. Это часто сказывается на мотивации и лояльности сотрудников к руководству.
Если вы собираетесь начать слияние компаний, советуем провести кадровый аудит. Процедура проверки и анализа поможет выявить различия, слабые и сильные стороны в действующих системах кадрового учета организаций.
После проведения аудита можно разработать грамотную учетную политику объединенной компании, а также оптимизировать IT-структуру предприятия. Все это способствует улучшению производительности и помогает быстрее реализовать стратегические цели новой организации.
