Зачем организации проводить кадровый аудит
Кадровый аудит — это комплексный анализ и оценка системы делопроизводства в организации, её полноты и соответствия нормам трудового законодательства РФ¹.
Почему это важно? Работодатель нанимает людей, которые своим трудом будут создавать прибыль его организации. В то же время он берёт на себя ответственность за соблюдение их прав во всём, что касается рабочих процессов, а также за соблюдение ими трудового законодательства и законодательства по охране труда. От качества и полноты оформления работника в соответствии с этими нормами зависят социальные гарантии, которые он может получать от государства.
Мы проведём правовую экспертизу кадровой документации, что бы ни у вас, ни у сотрудников, ни у проверяющих не оставалось сомнений в правильности её оформления. А если вы доверите нашей компании делопроизводство на постоянной основе (абонентское обслуживание), документы всегда будут в порядке, оформлены своевременно и готовы к проверке в любой момент, а государственные органы будут получать необходимую информацию в установленные сроки.
В каких случаях целесообразно провести кадровый аудит
Если кадровой работой в организации занимаются опытные специалисты, частые аудиторские проверки не имеют смысла. Но есть ситуации, когда они необходимы:
- в организации сменились работники, ответственные за кадровый учёт;
- произошла реорганизация предприятия;
- у компании есть представительства, филиалы, ведущие кадровое делопроизводство или его отдельные участки, самостоятельно;
- в законодательстве произошли изменения, которые серьёзно повлияли на правила ведения кадровой документации;
- руководитель получил информацию о внеплановой проверке государственными органами;
- организация находится в списке плановых проверок трудовой инспекции и прокуратуры.
- в случае массового увольнения работников;
В таких ситуациях мы поможем привести кадровую документацию в порядок, проверим на соответствие законам и локальным нормативным актам.
Этапы
Обычно в этой процедуре выделяют три важных этапа.
- Организационный. Руководство компании видит необходимость проведения кадрового аудита. Определяются цели и задачи проверки. Принимается решении о способе проведения аудиторской проверки: своими силами или путем привлечения сторонних специалистов.
- Проведение аудиторской проверки. Кадровая документация проверяется на полноту и соответствие трудовому законодательству РФ. Глубина проведения аудиторской проверки зависит от поставленной задачи: только кадровые документы или действующие локальные нормативные акты организации, обязательные и рекомендованные Правительством РФ.
- Подведение итогов. По результатам проверки аудиторы составляют акт, в котором указывают, какие ошибки допущены, каких документов недостает, какие нормы закона нарушены. Наши аудиторы обязательно дают подробные рекомендации, как устранить выявленные недостатки.
В зависимости от цели и задач в кадровый аудит входят следующие виды услуг:
- Полная или выборочная проверка кадровой документации
- Составление списка нарушений с рекомендациями по их устранению
- Оформление аудиторского отчета
- Исправление нарушений нашими экспертами
- Консультирование в течение месяца после окончания аудита
- Присутствие эксперта при проверке ГИТ, если она проводится в течение 3 последующих месяцев после аудита
- Работа с предписанием государственного надзорного органа
Какие документы проверяют в ходе кадрового аудита
Обычно в рамках услуги аудиторы проверяют:
- личные дела работников (при их наличии), их укомплектованность необходимой документацией, а также законность присутствия в личных делах копий документов работников;
- приказы по сотрудникам — о приёмах на работу, переводах, командировках, о премировании или дисциплинарных взысканиях, об увольнении — их наличие и соответствие законодательству, трудовым договорам, записям в трудовых книжках, штатному расписанию;
- приказы по отпускам — наличие, соответствие закону и локальным правовым актам, трудовым договорам;
- график отпусков — наличие, правильность оформления, полноту заполнения, соответствие законам и локальным актам организации;
- трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним — наличие, соответствие законодательству, отсутствие в них расхождений с приказами и локальными нормативными актами;
- штатные расписания — наличие, соответствие нормам закона, содержанию приказов и иной внутренней документации;
- должностные инструкции;
- табели учета рабочего времени — наличие и соответствие законодательству, приказы о привлечении работников к работе вне рабочего времени (в выходные/праздничные дни, сверхурочные), корректность их отражения в табелях учета рабочего времени.
- бумажные трудовые книжки — корректность записей в них в соответствии с приказами по организации, проходящей аудиторскую проверку, с учетом трудового законодательства РФ;
- журналы движения трудовых книжек и вкладышей к ним, журнал учета приказов и т. д.;
- положения, регламенты, инструкции, утвержденные законодательством и обязательные к наличию с учетом специфики организации;
- другие документы, содержащие нормы и условия труда в организации.
Специалисты «Нортес консалт» помогут привести все эти документы в соответствие с установленными законодательством требованиями с целью исключить штрафы, санкции и другие нежелательные последствия при проведении кадровой проверки в вашей организации.
Как будут оформлены результаты
Компания «Нортес консалт» не проверяющий орган, который выписывает штрафы. Наша задача — принести максимальную пользу заказчику услуги: во-первых, найти все недочёты в кадровом учёте, которые могут выявить государственные проверяющие, во-вторых, составить рекомендации в такой форме, чтобы ею было удобно пользоваться и исправлять ошибки и недочеты.
После вашего обращения в «Нортес консалт» мы:
- Составим полный перечень ошибок и недочетов, допущенных при ведении кадрового делопроизводства, а также нарушений законодательства с указанием статей в соответствующих законодательных актах.
- Предоставим список кадровых документов, локальных нормативных актов, которые обязательно должны храниться в организации, но по каким-то причинам отсутствуют.
- Порекомендуем изменить процессы ведения кадрового делопроизводства с целью оптимизировать работу ваших специалистов.
- Проанализируем правильность оформления сверхурочной работы, работы в выходные и праздничные дни, сменного режима или режима ненормированного рабочего времени, ведения суммарного учёта рабочего времени.
- Составим рекомендации, как лучше организовать систему обучения для специалистов по кадровому делопроизводству.
- Оценим риски в соответствии с КоАП.
- Укажем на нарушения, которые нужно исправить в первую очередь во избежание нежелательных последствий, и составим долгосрочные рекомендации по оптимизации кадрового учёта.
Сколько стоит кадровый аудит
Стоимость услуги индивидуальна для каждой организации и зависит от сферы деятельности, количества сотрудников в штате, сроков проведения аудиторской проверки, сроков предоставления организацией-заказчиком документации для ее проведения. Кадровый аудит — это двухсторонний процесс, в котором задействован и заказчик, поэтому итоговая цена услуги будет зависеть от задач, которые заказчик поставит перед аудиторами. Со стоимостью отдельных услуг вы можете ознакомиться в разделе «Цены».
Проведение кадрового аудита:
- сведёт к минимуму риски получить штраф в ходе проверок на предмет соблюдения трудового законодательства;
- уменьшит вероятность трудовых споров и жалоб сотрудников в контролирующие органы;
- поможет оптимизировать кадровый учёт в организации, снизить нагрузку на сотрудников.
Источники:
¹ «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 28.06.2021, с изм. и доп., вступ. в силу с 01.09.2021).
У вас остались вопросы?
Свяжитесь с нами любым удобным способом
Задать вопрос
