Кадровый аудит

Зачем организации проводить кадровый аудит

Кадровый аудит — это комплексный анализ и оценка системы делопроизводства в организации, её полноты и соответствия нормам трудового  законодательства РФ¹.

Почему это важно? Работодатель нанимает людей, которые своим трудом будут создавать прибыль его организации. В то же время он берёт на себя ответственность за соблюдение их прав во всём, что касается рабочих процессов, а также за соблюдение ими трудового законодательства и законодательства по охране труда. От качества и полноты оформления работника в соответствии с этими нормами зависят социальные гарантии, которые он может получать от государства.

Мы проведём правовую экспертизу кадровой документации, что бы ни у вас, ни у сотрудников, ни у проверяющих не оставалось сомнений в правильности её оформления. А если вы доверите нашей компании делопроизводство на постоянной основе (абонентское обслуживание), документы всегда будут в порядке, оформлены своевременно и готовы к проверке в любой момент, а государственные органы будут получать необходимую информацию в установленные сроки.

В каких случаях целесообразно провести кадровый аудит

Если кадровой работой в организации занимаются опытные специалисты, частые аудиторские проверки не имеют смысла. Но есть ситуации, когда они необходимы:

• в организации сменились работники, ответственные за кадровый учёт;
•  произошла реорганизация предприятия;
• у компании есть представительства, филиалы, ведущие кадровое делопроизводство или его отдельные участки, самостоятельно;
• в законодательстве произошли изменения, которые серьёзно повлияли на правила ведения кадровой документации;
• руководитель получил информацию о внеплановой проверке государственными органами;
•  организация находится в списке плановых проверок трудовой инспекции и прокуратуры.
• в случае массового увольнения работников;

В таких ситуациях мы поможем привести кадровую документацию в порядок, проверим на соответствие законам и локальным нормативным актам.

Этапы

Обычно в этой процедуре выделяют три важных этапа.

1. Организационный. Руководство компании видит необходимость проведения кадрового аудита. Определяются цели и задачи проверки. Принимается решении о способе проведения аудиторской проверки: своими силами или путем привлечения сторонних специалистов.
2. Проведение аудиторской проверки. Кадровая документация проверяется на полноту и соответствие трудовому законодательству РФ. Глубина проведения аудиторской проверки зависит от поставленной задачи: только кадровые документы или действующие локальные нормативные акты организации, обязательные и рекомендованные Правительством РФ.
3.   Подведение итогов. По результатам проверки аудиторы составляют акт, в котором указывают, какие ошибки допущены, каких документов недостает, какие нормы закона нарушены. Наши аудиторы обязательно дают подробные рекомендации, как устранить выявленные недостатки.

В зависимости от цели и задач в кадровый аудит входят следующие виды услуг:

Какие документы проверяют в ходе кадрового аудита

Обычно в рамках услуги аудиторы проверяют:

• личные дела работников (при их наличии), их укомплектованность необходимой документацией, а также законность присутствия в личных делах копий документов работников;
• приказы по сотрудникам — о приёмах на работу, переводах, командировках, о премировании или дисциплинарных взысканиях, об увольнении — их наличие и соответствие законодательству, трудовым договорам, записям в трудовых книжках, штатному расписанию;
• приказы по отпускам — наличие, соответствие закону и локальным правовым актам, трудовым договорам;
• график отпусков — наличие, правильность оформления, полноту заполнения, соответствие законам и локальным актам организации;
•  трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним — наличие, соответствие законодательству, отсутствие в них расхождений с приказами и локальными нормативными актами;
•  штатные расписания — наличие, соответствие нормам закона, содержанию приказов и иной внутренней документации;
• должностные инструкции;
•  табели учета рабочего времени — наличие и соответствие законодательству, приказы о привлечении работников к работе вне рабочего времени (в выходные/праздничные дни, сверхурочные), корректность их отражения в табелях учета рабочего времени.
• бумажные трудовые книжки —  корректность записей в них в соответствии с приказами по организации, проходящей аудиторскую проверку, с учетом трудового законодательства РФ;
• журналы движения трудовых книжек и вкладышей к ним, журнал учета приказов и т. д.;
• положения, регламенты, инструкции, утвержденные законодательством и обязательные к наличию с учетом специфики организации;
• другие документы, содержащие нормы и условия труда в организации.

Специалисты «Нортес консалт» помогут привести все эти документы в соответствие с установленными законодательством требованиями с целью исключить штрафы, санкции и другие нежелательные последствия при проведении кадровой проверки в вашей организации.

Как будут оформлены результаты

Компания «Нортес консалт» не проверяющий орган, который выписывает штрафы. Наша задача — принести максимальную пользу заказчику услуги: во-первых, найти все недочёты в кадровом учёте, которые могут выявить государственные проверяющие, во-вторых, составить рекомендации в такой форме, чтобы ею было удобно пользоваться и исправлять ошибки и недочеты.

После вашего обращения в «Нортес консалт» мы:

• Составим полный перечень ошибок и недочетов, допущенных при ведении кадрового делопроизводства, а также нарушений законодательства с указанием статей в соответствующих законодательных актах.
• Предоставим список кадровых документов, локальных нормативных актов, которые обязательно должны храниться в организации, но по каким-то причинам отсутствуют.
• Порекомендуем изменить процессы ведения кадрового делопроизводства с целью оптимизировать работу ваших специалистов.
• Проанализируем правильность оформления сверхурочной работы, работы в выходные и праздничные дни, сменного режима или режима ненормированного рабочего времени, ведения суммарного учёта рабочего времени.
• Составим рекомендации, как лучше организовать систему обучения для специалистов по кадровому делопроизводству.  
• Оценим риски в соответствии с КоАП.
• Укажем на нарушения, которые нужно исправить в первую очередь во избежание нежелательных последствий, и составим долгосрочные рекомендации по оптимизации кадрового учёта.

Сколько стоит кадровый аудит

Стоимость услуги индивидуальна для каждой организации и зависит от сферы деятельности, количества сотрудников в штате, сроков проведения аудиторской проверки, сроков предоставления организацией-заказчиком документации для ее проведения. Кадровый аудит — это двухсторонний процесс, в котором задействован и заказчик, поэтому итоговая цена услуги будет зависеть от задач, которые заказчик  поставит перед аудиторами. Со стоимостью отдельных услуг вы можете ознакомиться в разделе «Цены».

Проведение кадрового аудита:

• сведёт к минимуму риски получить штраф в ходе проверок на предмет соблюдения трудового законодательства;
• уменьшит вероятность трудовых споров и жалоб сотрудников в контролирующие органы;
• поможет оптимизировать кадровый учёт в организации, снизить нагрузку на сотрудников.

Источники:

¹ «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 28.06.2021, с изм. и доп., вступ. в силу с 01.09.2021).