Почему возникает необходимость восстановления кадрового учёта
Потребность в восстановлении кадрового учёта может возникнуть, если ранее в организации не велась кадровая работа или ответственные за ведение кадрового делопроизводства не обладают необходимыми навыками и знаниями трудового законодательства РФ. Кадровые вопросы многим кажутся не такими важными и не такими сложными, как вопросы бухгалтерского и налогового учёта.
Поэтому на старте бизнеса работу по оформлению новых сотрудников в целях экономии нередко берёт на себя руководитель. Потом он поручает её бухгалтеру, секретарю или любому офисному сотруднику, который готов за доплату взять на себя дополнительные функции, но не готов разбираться во всех тонкостях ведения делопроизводства и в обновлениях трудового законодательства. Ошибки возможны даже в случае, когда кадрами занимается профессиональный юрист без достаточного опыта ведения учёта кадров.
Если нет возможности нанять в штат опытного кадровика, лучше воспользоваться услугой кадрового аутсорсинга, чем поручать ведение учёта кадров дилетанту в этих вопросах. Иначе такая экономия может привести к еще большим тратам в виде штрафов и прочих проблем вследствие нарушения законодательства.
- Подготовка недостающих документов за прошлые периоды карточек Т-2, приказов, локальных нормативных актов) или корректировка существующих.
- Экспертиза документов кадрового учета на предмет соответствия трудовому законодательству РФ.
- Составление отсутствующих трудовых договоров, дополнительных соглашений к действующим трудовым договорам, исключающих ошибки/несоответствия ТК РФ.
- Составление штатного расписания, актуального в определенные периоды.
- Составление должностных инструкций, действующих в период восстановления кадрового делопроизводства.
- Разработка кадровых документов, обязательных к ведению, в случае их отсутствия.
- Заполнение базы программы 1С (ЗУП) в соответствии с имеющимися документами на сотрудников.
- Приведение в соответствие с трудовым законодательством РФ обязательных для ведения журналов учета.
- Внесение исправлений в бумажные трудовые книжки.
- Консультация по вопросам ведения кадрового делопроизводства.
Как понять, что необходимо восстановление кадрового учёта
Ошибки в базе данных и количество неоформленных документов растут, документы для оформления накапливаются. Когда всё это может обнаружиться?
1. При покупке готового бизнеса, где кадровая работа велась с нарушениями.
Если вы приобрели бизнес и обнаружили, что кадровый учёт вёлся неправильно, не повторяйте ошибки предыдущего собственника. Закажите восстановление кадрового учёта в «Нортес консалт». После этого можно нанять в штат специалиста, который будет продолжать вести работу грамотно и планомерно, либо передать работу нам на аутсорсинг, стоимость услуги можно посмотреть здесь.
2. В ходе кадрового аудита.
Если заказать в «Нортес консалт» услугу кадрового аудита, стоимость его будет в разы меньше, чем штрафы, которые могут выписать государственные проверяющие.
3. В ходе проверки организации трудовой инспекцией или другими проверяющими государственными структурами.
При таком нежелательном варианте развития событий возможно не только выставление крупных штрафов госорганами, но и привлечение руководителя к ответственности (от дисквалификации до реального тюремного срока). Особенно если проверки связаны с жалобами сотрудников, трудовыми спорами.
Нужна консультация специалиста?
Оставьте заявку и мы ответим на все ваши вопросы
Узнайте, как решить задачу вашей компании с наименьшими затратами. Чтобы получить консультацию бухгалтера или юриста, звоните нам по телефону: 8 (800) 250-57-44, пишите на электронную почту: info@nortes-konsalt.ru или оставьте заявку с помощью формы обратной связи.
Основные этапы и стоимость восстановления учёта кадров
В каждом конкретном случае действия наших сотрудников будут разными, в зависимости от количества нарушений в кадровой работе, которые ранее были совершены, или количества недостающих документов.
Общий порядок действий таков:
1. Проверка наличия и восстановление локальных нормативных актов и других документов, наличие которых обязательно согласно трудовому законодательству.
Эти документы часто считают формальностью, пользуясь шаблонами из интернета и забыв адаптировать к специфике своей компании. Тем временем суды при разрешении трудовых споров опираются именно на эти акты, а не на правила, которые действуют в организации на словах, но зачастую не закреплены документально.
В каждой организации должны быть продуманные и соответствующие действительности:
- положение об оплате труда и премировании,
- правила внутреннего трудового распорядка [1],
- положение о защите персональных данных,
- положение о командировках,
- штатное расписание,
- график отпусков,
- книга учёта движения трудовых книжек,
- шаблон трудового договора и другие документы в зависимости от специфики деятельности.
2. Проверка наличия и полноты кадровых документов работников, их восстановление.
К таким документам относятся:
- правильно оформленные трудовые договоры [2] и доп. соглашения;
- личные карточки Т-2;
- должностные инструкции;
- приказы о приёме на работу, переводе, изменении зарплаты;
- трудовые книжки со всеми необходимыми записями (как бумажные, так и электронные (СЗВ-ТД).
3. Восстановление документов по основным кадровым процедурам.
Кадровые процедуры — это оформление кадровых перемещений (прием, переводы, увольнения), предоставление всех видов отпусков, направление в командировки, привлечение к сверхурочным работам, премирование, привлечение к дисциплинарным взысканиям. Все они должны быть оформлены должным образом.
Стоимость восстановления кадрового учёта зависит от количества сотрудников в организации и от продолжительности того периода, когда работа не велась должным образом.
Если вы только начинаете свой бизнес и хотите сразу организовать делопроизводство в компании правильно, чтобы работы по восстановлению документов не понадобились, закажите постановку кадрового учёта с нуля в ООО «Нортес консалт».
Источники:
[1] Правила внутреннего трудового распорядка должны соответствовать Разделу VIII «Трудового Кодекса Российской Федерации» от 30.12.2001 г. №197-ФЗ (с изм. и доп., вступ. в силу 01.09.2021 г.)
[2] Трудовые договоры оформляются в соответствии с Разделом III «Трудового Кодекса Российской Федерации» от 30.12.2001 г. №197-ФЗ (с изм. и доп., вступ. в силу 01.09.2021 г.)
У вас остались вопросы?
Свяжитесь с нами любым удобным способом
Задать вопрос
