Нортес консалт: полный спектр кадровых, бухгалтерских и юридических услуг

Проблема

Два дистрибьютора известного зарубежного производителя техники провели реорганизацию в форме слияния компаний. Основные цели юридического процесса — масштабирование бизнеса, укрепление конкурентных позиций и устойчивости на рынке.

В процессе объединения компаний возникли сложности из-за различий в кадровом и зарплатном учете: 

• несоответствие форматов и стандартов кадровых документов: отличия в структуре трудовых договоров; 
• разный подход в расчете зарплаты; 
• дублирование или отсутствие информации из-за разности оформления и ведения личных карточек персонала, журналов регистрации приема и увольнения, расчетных ведомостей; 
• использование разных версий и конфигураций программ 1С. 

В результате после начала работы отделы кадров и бухгалтерии новой компании столкнулись с рядом проблем. В частности, некоторым сотрудникам были неверно начислены премии и компенсации. Технические ошибки в цифровой системе учета привели к частичной потере трудового стажа некоторых работников.

В коллективе появилось недоверие к руководству, что существенно сказалось на мотивации и производительности сотрудников, финансовых показателях бизнеса. Для устранения описанных проблем руководитель компании обратился в «Нортес консалт».

Решение

Над решением задачи клиента работали специалисты по кадровому делопроизводству и бухгалтеры в связке с программистами. Мы провели несколько консультаций по кадровому делопроизводству, запросили пакет документов для аудита и выявления проблем. 

Эксперты «Нортес консалт» провели масштабную работу: 

• Аудит кадрового и бухгалтерского учетов. Выявили перечень основных расхождений и особенностей подходов к учету в двух компаниях. 
• Оценка IT-инфраструктуры. Определили технические барьеры в расчете заработной платы, документообороте и отчетности.
• Унификация кадровой документации. Разработали единые шаблоны трудовых договоров и дополнительных соглашений  к ним, локально нормативные акты в соответствии с трудовым законодательством РФ и с учетом особенностей бизнес-процессов обеих организаций. Разработали поэтапный план перехода на новые формы кадровых документов. 
• Актуализация кадровой структуры. Выявили идентичные по  функционалу должности и структурные подразделения. Составили новое штатное расписание, разработали должностные инструкции. 
• Изменение системы оплаты труда. Для руководителей отделов и администраторов установлена фиксированная заработная плата, а для сотрудников отдела продаж, маркетинга и закупок — гибкая система вознаграждения. 
• Настройка конфигураций и интеграция данных в 1С. Определили объем и структуру текущих баз двух компаний, единые требования к архитектуре платформы. Объединили справочники контрагентов, номенклатуру, подразделения и другие элементы. Перенесли документы и данные из старых баз 1С в новую.
• Разработка бизнес процессов по оформлению кадровой документации. Оптимизировали работу отдела кадров.
• Внедрение электронного документооборота (ЭДО). Автоматизировали процесс документирования, передачи и хранения документации. 

После завершения работ и перехода компании на новую учетную политику специалисты «Нортес консалт» провели тренинг. Обучили сотрудников клиента стандартам документооборота, правилам ведения отчетности и порядку работы с обновленной программой 1С. 

Результат

Через два месяца после оказания услуг мы запросили у клиента обратную связь для оценки результатов. Ключевые достижения — сокращение временных затрат на ведение кадрового и зарплатного учета, формирования отчетности, высокая удовлетворенность сотрудников.

Преимущества услуги от «Нортес консалт» в деталях: 

• Единая система бухгалтерского и кадрового учета. Исключает двойную работу и уменьшает нагрузку на персонал, снижает риск ошибок, позволяет получить точную отчетность о показателях организации. 
• Переход на ЭДО. Повысилась оперативность обработки документов, поскольку сократилось количество ручных операций. Документооборот происходит за считаные секунды. 
• Оптимизация рабочих процессов с системой вознаграждения. Заметно выросла мотивация сотрудников и производительность труда. 

Мы сделали заказчику выгодное коммерческое предложение. В результате клиент передал кадровое делопроизводство организации в «Нортес консалт» на аутсорсинг. Теперь компания ежемесячно экономит до 10 % средств зарплатного фонда, поскольку ей не нужно содержать штат кадровиков, платить за них взносы и налоги.

Вывод

Интеграция компаний всегда требует подготовки и правильной организации. Иначе в процессах кадрового и бухгалтерского учетов могут появиться сложности или ошибки. Это часто сказывается на мотивации и лояльности сотрудников к руководству.

Если вы собираетесь начать слияние компаний, советуем провести кадровый аудит. Процедура проверки и анализа поможет выявить различия, слабые и сильные стороны в действующих системах кадрового учета организаций.

После проведения аудита можно разработать грамотную учетную политику объединенной компании, а также оптимизировать IT-структуру предприятия. Все это способствует улучшению производительности и помогает быстрее реализовать стратегические цели новой организации.

Проблема

К нам обратился владелец бизнеса, который занимается импортом бытовой техники, деталей и электронных компонентов для ремонта оборудования. Организация заказывала услугу таможенного представителя в сторонней компании. Каждый месяц в среднем оформлялось 15 таможенных деклараций.

Клиента не устраивали сроки прохождения коммерческих грузов через контрольные пункты, а также высокая стоимость таможенного оформления.

За последний год заказчик столкнулся со следующими проблемами: 

• Финансовые потери. Завышение таможенной стоимости товаров, увеличение затрат на хранение груза на складах контрольного пункта, издержки на юридические консультации и привлечение специалистов для решения возникающих проблем. 
• Задержки поставок. Товар четыре раза задерживался на таможенном пункте из-за ошибок в декларировании, отсутствия и неправильного оформления некоторых разрешительных документов. В компании нарушились планы продаж из-за отказов клиентов, что сказалось на прибыли и репутации бизнеса. 
• Санкции от Федеральной таможенной службы (ФТС). Привлеченный таможенный представитель предоставил в ФТС искаженные данные о грузе, в частности, допустил ошибки в характеристиках и количестве. Компания получила от таможенного органа предписание на уплату штрафа в размере 220 тыс. рублей и потеряла значительную часть прибыли. 

В связи с описанными проблемами руководство решило оптимизировать процесс таможенного декларирования товаров, снизить риски ошибок и сократить издержки на ведение ВЭД. С таким запросом клиент обратился в «Нортес консалт».

Решение

Для решения поставленной задачи были привлечены бухгалтеры и юристы «Нортес консалт» с большим практическим опытом в ведении ВЭД. Специалисты запросили информацию о поставщиках, видах транспорта, категориях товаров, типе налогообложения, а также другие сведения, которые влияют на процессы таможенного контроля. 

Работа экспертов «Нортес консалт» в деталях: 

• Аудит текущей схемы таможенного оформления. Проанализировали действующую схему подачи декларации, расчета платежей и получения разрешения на выпуск товаров. Выявили неправильное определение ставки налога и подачу неполного пакета документов в таможенный орган. 
• Анализ кодов ТН ВЭД. Определили виды техники, по которым можно снизить ставки пошлин, тем самым уменьшив таможенную стоимость. 
• Разработка стратегии растаможки. Введена электронная система декларирования и проведения таможенных операций. Разработан чек-лист по заполнению таможенной декларации и предоставлению ее в надзорный орган. Выбраны хорошо оборудованные контрольные пункты ФТС с высокой пропускной способностью. 
• Создание системы внутреннего контроля. Разработали систему мониторинга и отчетности процедур ВЭД и международных перевозок грузов. Рекомендовали назначить отдельного сотрудника для контроля за этими процессами и документооборотом. 
• Консультация юристов. Детально проинформировали сотрудников компании клиента об изменениях и неоднозначных нюансах таможенного законодательства. 

Во время аудита действующих схем поставок эксперты обнаружили, что клиент сильно переплачивает за доставку бытовой техники. Специалисты разработали оптимальный логистический маршрут и порекомендовали надежную транспортную компанию с выгодными тарифами на перевозку грузов.

Результат

Через 3 месяца мы запросили у клиента обратную связь о результатах проведенной работы. Наш комплексный подход по определению и решению проблем импорта бытовой техники позволил сократить издержки на ВЭД до 25 %.

Время выпуска товаров в свободное обращение сократилось на 30 % благодаря переходу на электронное декларирование, отсутствию ошибок и подбора оптимальных таможенных пунктов. 

Минимизирован риск санкций от таможенных органов. Электронное декларирование товаров проходит своевременно и с предоставлением полного пакета разрешительных документов в ФТС. Сокращена бумажная нагрузка, повышена точность и оперативность принятия решений. Размер пошлин, НДС и сборов рассчитывается верно.

Компания всегда получает груз вовремя, поскольку он не задерживается на таможенном пункте. К тому же клиент не переплачивает за услуги складов временного хранения, как это было ранее.

В целом оптимизация таможенного оформления товаров помогла клиенту повысить эффективность международного бизнеса и прибыль. Четкая стратегия дала возможность прогнозировать затраты, минимизировать финансовые и юридические риски.

Вывод

Экспорт и импорт товаров — довольно сложные процессы, которые требуют безупречного знания таможенного законодательства и регулярного мониторинга изменений в нем.

Правильно организованная растаможка повышает прибыль, снижает финансовые и временные затраты бизнеса. Также импортер минимизирует риск задержки поставок и связанные с этим проблемы, например отсутствие товаров в продаже.

Если в вашей компании возникли сложности с импортом или экспортом продукции, обращайтесь в «Нортес консалт». Чтобы связаться с нашими специалистами, позвоните по телефону 8 (800) 250-57-44. Мы проведем аудит действующих схем таможенного оформления, выявим и устраним ошибки, предложим оптимальную стратегию ведения ВЭД.

Проблема

IT-компания специализируется на разработке веб-сайтов на «Битрикс24», занимается их продвижением и поддержкой. Организация работает на упрощенной системе налогообложения (УСН), оказывает услуги в качестве агента, совершая сделки и операции от имени принципала (заказчика).

После увеличения числа клиентов и расширения перечня услуг компания столкнулась с рядом проблем: 

• Несоответствие методов бухгалтерского учета фактической экономической модели бизнеса. Бухгалтерия не учитывала специфику отрасли: разработка сайтов, услуги по SEO-продвижению и маркетингу. 
• УСН «Доходы» не позволяла точно определить налогооблагаемую базу, в результате чего компания 3 раза за последние шесть месяцев переплачивала налоги. 
• Компания просрочила сдачу налоговой отчетности, поэтому была вынуждена заплатить крупный штраф. 
• Из ФНС поступило требование предоставить пояснения по поводу пропуска срока сдачи отчетности. Налоговая также запросила дополнительные документы для уточнения подробностей финансовой деятельности компании. 

Эти ситуации показывали, что существующая схема управления финансовыми потоками требует анализа и оптимизации. Для устранения проблемы руководитель компании обратился в «Нортес консалт».

Решение

Мы провели беседу с сотрудниками IT-компании и запросили у них пакет документов для анализа текущей ситуации и определения проблем. Для работы над задачей была определена команда опытных бухгалтеров в связке с юристами и программистами.

Специалисты «Нортес консалт»: 

• Провели комплексный аудит бухгалтерской и налоговой отчетности. Выявили ключевые недостатки текущей системы учета. 
• Сделали экспертизу агентского договора. Выявили ошибки в экономических условиях и неточные формулировки в документе. 
• Определили недостаточную эффективность налогового режима УСН «Доходы» и сделали оценку налоговых рисков. Отсутствие возможности учесть все расходы увеличивало налоговую нагрузку компании. 
• Подготовили обоснованное предложение для клиента по переходу на налоговый режим УСН «Доходы минус расходы» с начала нового календарного года. Этот шаг позволял снизить нагрузку и минимизировать переплаты налога на прибыль. 
• Исправили выявленные ошибки и расхождения в бухгалтерском учете. Ввели систему контроля за начислением и уплатой налогов, в том числе и НДФЛ. 
• Разработали и внедрили схему учета доходов и расходов. Это позволило точно фиксировать финансовые потоки по агентскому вознаграждению при выполнении SEO-услуг и маркетинговых кампаний. 
• Обновили конфигурацию 1С для ускорения и улучшения учета финансов. Ввели новые алгоритмы формирования проводок и учета хозяйственных операций по приему платежей, оплате труда, перечислению налогов и взносов. 
• Наладили документооборот. Определили форматы первичных документов и адаптировали их под компанию. Установили порядок обмена документами между агентом и принципалом, создали реестр для мониторинга этого процесса. Рекомендовали назначить ответственного сотрудника, который будет контролировать документооборот в агентском учете. 

По отдельному поручению клиента организовали процесс взаимодействия с электронной платежной системой ЮKassa для приема платежей от физических лиц. Разработали соответствующее положение по проведению транзакций.

Результат

Результатом проведенной нашими специалистами работы стало значительное улучшение управленческой структуры компании клиента: 

• Переход на новую систему налогообложения УСН «Доходы минус расходы». Это способствовало снижению налоговой нагрузки. 
• Устранение бухгалтерских ошибок. Все доходы и расходы отражаются правильно и соответствуют действующему законодательству. 
• Разработка шаблона агентского договора. Документ имеет оптимальную структуру без устаревших и невыгодных для клиента условий. 
• Составление обоснованного ответа на требование налоговой инспекции. Мы исключили вероятность налоговых последствий или штрафных санкций. 
• Внедрение системы агентского учета. Расходы на разработку и продвижение сайтов, создание рекламного контента отражаются в отчетности корректно.

Благодаря интеграции с ЮKassa упрощен процесс учета и обработки платежей от физических лиц. Большая часть процедур автоматизирована, например выгрузка данных из сервиса приема платежей в 1С делает процесс уплаты налогов проще и быстрее. 

Вывод

Грамотные бухгалтерские услуги по организации агентского учета, подбора режима налогообложения и разработке учетной политики позволили компании клиента улучшить финансовую дисциплину. Получена налоговая выгода, снижены риски и повышена точность отчетности.

Мы рекомендуем всем компаниям до заключения агентского договора разобраться с особенностями учета и определиться с оптимальным налоговым режимом.

Если у вас возникли проблемы с постановкой и ведением агентского учета, обращайтесь в «Нортес консалт». Опытные бухгалтеры нашей компании помогут вам структурировать финансы, минимизировать налоговые риски и оптимизировать управление бизнесом.

Проблема

Компания занимается импортом оборудования и расходных материалов для производств и медицинских учреждений. Собственный отдел логистики ведет поиск поставщиков, заключает контракты с транспортными компаниями и китайскими производителями. 

В цепочке процессов ВЭД с Китаем регулярно возникают сложности. Доставка оборудования задерживается из-за неправильного таможенного декларирования, проблем с валютными расчетами. Компания также сталкивалась с блокировкой счета из-за некорректной налоговой отчетности, представленной в ФНС. 

Все это приводит к задержкам поставок, проблемам с контрагентами, ухудшению репутации бизнеса и финансовым потерям. Компания дважды выплачивала неустойку за нарушение сроков доставки, указанных в условиях торгового договора. 

В 2024 году у заказчика появились сложности с оплатой инвойсов, так как многие банки из КНР отказались работать с российским бизнесом. Крупный платеж клиента был заморожен китайской стороной в течение 2 месяцев, что привело к недостатку оборотных средств с вытекающими отсюда проблемами: с закупками, оплатой аренды складов и выплатой заработных плат сотрудникам.  

Для оптимизации затрат, снижения налоговых и финансовых рисков руководство компании приняло решение передать процессы ВЭД на аутсорсинг в «Нортес консалт».

Решение

Мы запросили у клиента документацию по прошлым сделкам, побеседовали со специалистами компании через видеосвязь, чтобы уточнить некоторые детали импорта из Китая.

Эксперты «Нортес консалт» провели аудит существующих поставок и выявили ключевые проблемы: переплаты таможенных платежей, неправильный выбор контрольных пунктов, отсутствие некоторой технической документации на оборудование, некорректное включение условий и положений во внешнеторговые контракты с контрагентами из Китая. 

Над решением задачи компании работали юристы и бухгалтеры «Нортес консалт» с опытом в ведении ВЭД с Китаем. Специалисты: 

• Определили поставщиков оборудования. Выделили основных и резервных контрагентов, чтобы исключить риск срыва поставок. 
• Скорректировали внешнеторговые контракты и сопутствующие документы. Провели экспертизу договоров, выявили слабые пункты и недостаток четко сформулированных гарантий. Отредактировали условия контрактов, которые ставили клиента в экономически невыгодное положение.  
• Оптимизировали логистику. Помогли подобрать транспортную компанию с оптимальными тарифами и сроками доставки грузов из Китая. Изучили предложенный логистами договор на соответствие интересам заказчика. 
• Составили перечень документов для таможенного оформления. Запросили у китайских производителей дополнительную техническую документацию для ускорения декларирования. Подготовили четкий список документов, которые нужно предоставлять в ФТС. 
• Определили таможенные посты (ТП). Выбрали ТП с высокой пропускной способностью и хорошей инфраструктурой, приближенные к месту получения оборудования в РФ.
• Выбрали платежного агента. Обеспечили оплату инвойса через проверенные каналы с минимальной комиссией.

Обеспечили юридическую поддержку при таможенном оформлении оборудования, ведении бухгалтерского учета и оформлении налоговой отчетности.

Результаты

Через три месяца после начала сотрудничества заказчик оценил результаты. Ключевое достижение — снижение затрат на транспортировку оборудования в среднем на 32 %. Экономия была достигнута благодаря оптимальным тарифам на доставку, правильному выбору вида транспорта в зависимости от срочности получения груза и отсутствию переплат во время таможенного оформления.  

Другие изменения в компании по импорту оборудования:

• сокращены сроки поставок благодаря четкой структуре взаимодействия с китайскими партнерами и продуманной логистике; 
• экстренные заказы не задерживаются, поскольку всегда есть возможность запросить оборудование у резервных поставщиков;
• таможенное оформление проводится оперативно, груз выпускается в свободное обращение в течение 2–3 суток; 
• налоговая отчетность подается без ошибок и в установленный срок, что исключает санкции от ФНС и блокировку банковского счета; 
• платежи китайским контрагентам проходят без задержек;
• оптимизированы таможенные платежи и налоги.  

Регулярно информируем клиента об изменениях на китайском рынке, в международном праве, таможенном и налоговом законодательстве. Предлагаем решения с учетом нововведений для улучшения процессов внешнеэкономической деятельности.

Вывод

Бизнес по торговле с Китаем требует безупречного знания особенностей рынка и процессов ВЭД. Даже незначительные ошибки могут привести к проблемам с законом, потере денег и репутации компании.

Если вы испытываете сложности с импортом и не можете содержать штат высококвалифицированных специалистов, обратитесь в «Нортес консалт». Услуга по сопровождению ВЭД сделок поможет исключить переплаты за импорт, санкции от налоговой, проблемы с таможенным оформлением и задержкой поставок. 

Развивайте свой бизнес с Китаем в правовом поле, чтобы не иметь проблем с законом, валютным контролем и налоговой. Оптимизация процессов ВЭД помогает значительно увеличить прибыль и улучшить репутацию компании.

Проблема

Владелец бизнеса по производству и экспорту упаковочных товаров временно приостановил деятельность компании: с января по декабрь 2022 года. Собственник уволил всех работников и не проводил финансовые операции по счетам ООО. Единственным сотрудником был генеральный директор компании, который в период простоя находился в отпуске за свой счет.

Отсутствие налоговой отчетности могло стать причиной штрафов и получения статуса недобросовестного налогоплательщика. Компания после возобновления деятельности рисковала столкнуться с проблемами, связанными с пристальным вниманием Федеральной налоговой службы (ФНС).

В конце февраля 2023 года владелец бизнеса обратился в «Нортес консалт». Он получил подробную консультацию и заключил договор аутсорсинга на оказание услуг по подготовке и сдаче нулевой отчетности для ООО на упрощенной системе налогообложения (УСН) за период простоя.

Решение

Для решения задачи был назначен ответственный бухгалтер и команда помощников с практическим опытом работы с компаниями и ИП на УСН. Специалисты запросили у клиента весь пакет необходимой документации, а также уточнили важную информацию по телефону.

Бухгалтер проанализировал период простоя, движения по счетам и ранее сданные налоговые отчетности компании. Во время проверки документов эксперт обнаружил грубые нарушения, например у ООО не было книги учета доходов и расходов (КУДиР).

На основе анализа деятельности организации и актуальных требований Налогового кодекса РФ (НК РФ) для компаний на УСН специалисты подготовили:

• Нулевую КУДиР. Книга была заполнена, распечатана, прошита и пронумерована, заверена печатью ООО и подписью директора. Клиента проинформировали, что книга должна храниться не менее пяти лет.
• Декларацию по УСН. На титульном листе заявления указали обязательные сведения о налоговом периоде, налогоплательщике, объектах налогообложения. В основных разделах формы прописали коды с информацией по ставке налога, работникам, ОКТМО.

• Бухгалтерский баланс и упрощенный отчет о финансовых результатах. В балансе зафиксировали активы, обязательства и капитал организации. В отчете проставили нулевые показатели по доходам и расходам.

• Расчет по страховым взносам (РСВ). Поскольку взносов за работника не было, подготовили нулевую отчетность по утвержденной форме. 
• Персонифицированные сведения о физических лицах. Составили форму СЗВ-СТАЖ, чтобы подтвердить трудовой стаж работника. 
• 6-НДФЛ. Заполнили форму, чтобы подтвердить отсутствие налогооблагаемых доходов работника. 
• Уведомление об исчисленных налогах и взносах в рамках Единого налогового платежа (ЕНП). Подготовили уведомление с нулевыми суммами доходов, взносов, налога на прибыль и НДС. Указали точную сумму налога на имущество компании, которые уплатил клиент.
• Статистическая отчетность и ЕФС-1. Заполнили обязательные формы с нулями в показателях, которые подтверждают отсутствие ведения хозяйственной деятельности.

Все документы мы отдали на подпись клиенту, а потом отправили их в ФНС. Убедились, что нулевая отчетность принята.

Результат

Бухгалтеры «Нортес консалт» провели масштабную работу по подготовке нулевой отчетности. Все документы были оформлены без ошибок и сданы в налоговую в установленный законом срок — до 25 марта 2023 года. 

Цель клиента достигнута. Компания избежала возможных штрафов за отсутствие и несвоевременную подачу отчетных документов и сохранила репутацию добросовестного налогоплательщика, соблюдающего законы. В последующем клиент при возобновлении деятельности бизнеса не будет иметь проблем с ФНС и с постановкой бухгалтерского учета. 

Заказчик получил рекомендации по ведению бухучета в период простоя, а также особенностям подготовки и сдачи налоговой отчетности в последующем.

Вывод

Даже если вы решили приостановить деятельность компании на УСН, отчетность в налоговую все равно нужно своевременно сдавать. Отсутствие расчетов с контрагентами, начислений и выплат заработных плат, страховых взносов и любых других движений по счетам ООО не освобождают от этой обязанности. Сдача отчетности также нужна, если вам предстоит ликвидация ООО с нулевым балансом.

Если вы хотите избежать проблем с налоговой и в будущем не иметь сложностей с ведением бизнеса, передайте бухгалтерию на аутсорсинг. Мы проанализируем ваши документы и подготовим нулевую отчетность для компании на УСН. Сами подадим документы в ФНС и проконтролируем, чтобы их приняли.

Получите консультацию по вашей задаче, позвонив по телефону 8 (800) 250-57-44. Вы можете задать специалисту любой вопрос, связанный с подготовкой и сдачей нулевой декларации, налоговой базой, отчетностью по НДС и взносам. Мы поможем вашей компании оставаться в правовом поле даже в период простоя.